Bestämmelser om inrättande av valberedning finns i Koden. Enligt Koden ska alla bolag vars aktier är noterade på en reglerad marknad i Sverige ha en valberedning vars uppgift är att bereda bolagsstämmans beslut i val- och arvodesfrågor samt, i förekommande fall, procedurfrågor för nästkommande valberedning. Valberedningens huvudsakliga uppgift är att lämna förslag till ordförande vid bolagsstämmor, kandidater till styrelseledamöter (inklusive styrelseordförande), arvoden och övrig ersättning till styrelseledamöter och ersättning för utskottsarbete samt val av och ersättning till externa revisorer. Vid förslag till val till styrelse ska valberedningen avgöra huruvida de föreslagna ledamöterna är att anse som oberoende i förhållande till Bolaget, bolagsledningen och Bolagets större aktieägare. Valberedningens förslag redovisas i kallelse till årsstämman samt på Bolagets webbplats.
Vid extra bolagsstämma den 13 oktober 2021 beslutades om principer för tillsättande av valberedning och instruktioner avseende dess arbete att gälla tills vidare intill dess att beslut om ändring fattas av bolagsstämma.
Enligt dessa ska Bolaget ha en valberedning bestående av en representant för var och en av de fem till röstetalet största aktieägarna, jämte styrelsens ordförande. Styrelsens ordförande är sammankallande till valberedningen.
Valberedningen ska konstitueras baserat på aktieägarstatistik från Euroclear Sweden per den sista bankdagen i augusti året före årsstämman och övrig tillförlitlig ägarinformation som tillhandahållits Bolaget vid denna tidpunkt. Om första handelsdagen i Bolagets B- och D-aktier på Nasdaq Stockholm infaller efter den sista bankdagen i augusti ska styrelsens ordförande, inför den årsstämma som följer närmast efter noteringen, ta kontakt med de fem röstmässigt största aktieägarna i Bolaget per den sista bankdagen i den kalendermånad då Bolagets B- och D-aktier upptogs till handel på Nasdaq Stockholm.
Vid bedömningen av vilka som utgör de till röstetalet största ägarna ska en grupp aktieägare anses utgöra en ägare om de (i) ägargrupperats i Euroclear Sweden register eller (ii) offentliggjort och till Bolaget meddelat att de träffat en skriftlig överenskommelse att genom samordnat utövande av rösträtten inta en långsiktig hållning i fråga om Bolagets förvaltning.
Om någon av aktieägarna väljer att avstå från sin rätt att utse ledamot till valberedningen, övergår rätten till den närmast därefter till röstetalet största aktieägaren. Om en valberedning med fem ägarutsedda ledamöter inte kan sammankallas efter kontakt med de tio till röstetalet största aktieägarna i Bolaget, får valberedningen bestå av tre ägarutsedda ledamöter.
Ordförande i valberedningen ska, om inte ledamöterna enas om annat, vara den ledamot som representerar den röstmässigt största aktieägaren. Styrelsens ordförande eller annan styrelseledamot ska dock inte vara valberedningens ordförande. Styrelseledamöter kan ingå i valberedningen, men ska inte utgöra en majoritet av valberedningens ledamöter. Majoriteten av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till Bolaget och bolagsledningen. Verkställande direktören eller annan person från bolagsledningen ska inte vara ledamot i valberedningen. Minst en av valberedningens ledamöter ska vara oberoende i förhållande till den i Bolaget röstmässigt största aktieägaren eller grupp av aktieägare som samverkar om Bolagets förvaltning.
Information om valberedningens sammansättning ska offentliggöras på Bolagets webbplats senast sex månader före årsstämman. Inför den årsstämma som följer närmast efter noteringen av Bolagets aktier på Nasdaq Stockholm ska valberedningens sammansättning offentliggöras så snart valberedningen har konstituerats. Om en ledamot utsetts av en viss ägare ska ägarens namn anges. På webbplatsen ska även uppgift lämnas om hur aktieägare kan lämna förslag till valberedningen. Valberedningens mandatperiod stäcker sig fram till dess att ny valberedning utsetts.
Aktieägare som utsett ledamot i valberedningen äger rätt att byta ut sådan ledamot mot annan att i stället utgöra ledamot i valberedningen och om ledamot avgår ur valberedningen i förtid ska den aktieägare som utsett ledamoten äga rätt att utse en ersättare. Om aktieägaren inte utövar rätten att utse ny ledamot övergår rätten att utse sådan ledamot till den till röstetalet närmast följande största aktieägare, som inte redan utsett eller avstått från att utse ledamot av valberedningen.
I de fall under valberedningens mandatperiod en eller flera av aktieägarna som utsett ledamöter i valberedningen inte längre tillhör de till röstetalet fem största aktieägarna, ska ledamöter utsedda av dessa aktieägare ställa sina platser till förfogande och den eller de aktieägare som tillkommit bland de till röstetalet fem största aktieägarna ska äga utse ledamöter. Om inte särskilda skäl föreligger ska inga förändringar ske i valberedningens sammansättning om endast marginella förändringar i röstetal ägt rum eller om förändringen inträffar senare än tre månader före årsstämman. Förändringar i valberedningens sammansättning ska offentliggöras så snart sådana har skett.
Ingen ersättning utgår till valberedningens ledamöter. Valberedningen har dock rätt att belasta Bolaget med skäliga kostnader för uppdragets utförande.
Principer för tillsättande av valberedning samt instruktioner för valberedning.